Case Study: Wie acromion als mittelständische CRO mit Trialytix das Budgetmanagement transformiert

Über acromion

Die acromion GmbH ist eine privat geführte Full-Service-CRO mit Sitz in Deutschland. Acromion unterstützt Biotechnologie-, Pharma-, Medizintechnik- und Diagnostikunternehmen ganzheitlich bei der Durchführung klinischer Studien. Mit einem breiten Leistungsportfolio – von Studienentwicklung und klinischem Monitoring über Biostatistik, Datenmanagement und Medical Writing bis hin zu Qualitätsmanagement und Clinical Operations – begleitet acromion komplexe Studienprojekte über den gesamten Lebenszyklus hinweg.

Als Full-Service-CRO ist acromion darauf angewiesen, Studien nicht nur operativ exzellent umzusetzen, sondern sie auch wirtschaftlich transparent und verlässlich zu steuern. Der Einsatz spezialisierter Softwarelösungen wie Trialytix spielt dabei eine zentrale Rolle, um Effizienz, Skalierbarkeit und Rentabilität im dynamischen Studienalltag sicherzustellen.

Die Herausforderung

Als CRO steht acromion täglich vor der Aufgabe, komplexe und dynamische Studienprojekte präzise zu budgetieren und effizient zu steuern, ohne den Überblick über Kosten, Erlöse und Ressourcen zu verlieren.

In der Vergangenheit erfolgten Budgetierung, Projektsteuerung und finanzielle Administration überwiegend in Excel-Listen. Gerade bei der Vielzahl an parallel laufenden Studien und sich ändernden Rahmenbedingungen stieß dieses Vorgehen zunehmend an seine Grenzen und war mit mehreren Herausforderungen verbunden.

• Hoher manueller Aufwand durch Pflege und Abgleich zahlreicher Excel-Tabellen
• Viele Faktoren, die den aktuellen Budgetstatus einzelner Studien beeinflussen
• Erschwerte Forecasts bei Änderungen im Studienverlauf
• Aufwendige studienübergreifende Analysen, z. B. zur Auslastung von Abteilungen oder zur Entwicklung von Einnahmen und Kosten

Die Lösung

Mit Trialytix implementierte acromion eine zentrale Softwarelösung für Budgetierung, Forecasting und Controlling klinischer Studienprojekte. Die Plattform digitalisiert und automatisiert zentrale Prozesse der finanziellen und operativen Studienverwaltung und ersetzt Excel-Strukturen durch ein integriertes System.

Zentrale Mehrwerte der Lösung:

• Strukturierte Studienbudgets: Kalkulation, Planung und Nachverfolgung von Studienbudgets inklusive Kostenarten, Leistungen und Abteilungen
• Echtzeit-Transparenz: Aktuelle KPIs zu Budgetverbrauch, Erlösen, Marge und Cashflow – jederzeit abrufbar
• Automatisierte Forecasts: Laufende Prognosen auf Basis von Fortschritt, Ist-Kosten und geplanten Leistungen
• Frühwarnsystem: Automatische Alerts bei Budgetabweichungen, Terminrisiken oder kritischen Entwicklungen
• Globale Reports: Studienübergreifende Analysen zu Liquidität, Performance und Ressourcenauslastung

Dank der intuitiven Benutzeroberfläche lassen sich auch komplexe Prozesse wie Budgetverfolgung und Kostenkontrolle effizient und übersichtlich abbilden. Teams und Abteilungen erhalten eine gemeinsame, verlässliche Datenbasis und können schneller auf Veränderungen reagieren. Die Echtzeit-Daten und präzisen Report-Tools unterstützen acromion dabei, Studienprojekte rentabler und effizienter zu gestalten.

Die Ziele der Implementierung von Trialytix auf einen Blick:

• Digitale Prozessoptimierung: Ablösung vieler manueller Excel-Prozesse durch integrierte Budget-, Forecast- und Reportingfunktionen.
• Höhere Kostentransparenz: Laufende Budgetkontrolle und frühzeitige Identifikation von Abweichungen und Kostentreibern
• Steigerung der Studienrentabilität: Optimierte Steuerung von Budgets, Cashflow und Ressourceneinsatz
• Datenbasierte Entscheidungen: Zentrale Dashboards und Reports sorgen für schnelle Einblicke in finanzielle Details, um fundierte und präzise Managemententscheidungen zu treffen.

Fazit: Optimierung von Effizienz und Transparenz

Mit Trialytix transformiert acromion die finanzielle und operative Steuerung Ihrer klinischer Studien grundlegend. Die Plattform ermöglicht transparente Kontrolle von Budgets, Forecasts und Performance und reduziert gleichzeitig den administrativen Aufwand erheblich.

Echtzeitdaten, automatisierte Warnmeldungen und integrierte Budgetfunktionen ermöglichen Entscheidungen auf einer Datenbasis, die zuvor in dieser Form nicht verfügbar war. So kann sich acromion stärker auf seine Kernaufgabe konzentrieren: die erfolgreiche, qualitativ hochwertige Durchführung klinischer Studien.

Trialytix begleitet acromion dabei als verlässlicher Partner und entwickelt die Plattform kontinuierlich weiter – passgenau auf die Anforderungen moderner CROs und die steigende Komplexität klinischer Studienprojekte.