Bei CRO-Verträgen dreht sich der Großteil der Verhandlung um die Servicegebühren, also um Stundensätze, Mengen und die Kosten des Monitorings. Für die Pass-Through-Kosten gibt es meist nur eine Budgetzeile mit einem Schätzwert. Dann beginnt die Studie, und genau diese Zeile macht plötzlich ein Drittel der Rechnung aus.
Diese Größenordnung ist belegt. In der Telefonkonferenz zu den Zahlen des dritten Quartals 2026 bezifferte der CFO von ICON den Anteil der Pass-Through-Kosten am Umsatz auf gut 30 % (ICON, Telefonkonferenz Q3 2026). Bei Medpace entfielen im selben Quartal 287,3 Mio. US-Dollar des Umsatzes von 716,0 Mio. US-Dollar auf erstattete Auslagen, also 40 % (Medpace, Ergebnisse Q3 2026). Bei IQVIA wuchsen die Pass-Through-Umsätze schneller als das übrige Geschäft. Der Umsatz von R&D Solutions stieg im Quartal um 8,7 %, ohne erstattete Auslagen dagegen nur um 6,8 % (IQVIA, Ergebnisse Q3 2026).
Dieser Artikel zeigt, warum Pass-Through-Kosten nicht so konsequent kontrolliert werden wie der Rest des Budgets, auf welche Kategorien es ankommt und welche Nachweise Sie von Ihrer CRO anfordern sollten. Am Ende finden Sie ein Bewertungsraster, mit dem Sie jedes CRO-Angebot auf seine Transparenz prüfen können.
Was zu den Pass-Through-Kosten zählt
Pass-Through-Kosten sind Kosten, die die CRO in Ihrem Auftrag bezahlt und ohne Marge oder gegen eine geringe Bearbeitungsgebühr weiterberechnet. Wirtschaftlich sind es Ihre Kosten, die lediglich über die Bücher der CRO laufen. Die folgende Übersicht zeigt die üblichen Kategorien und die Nachweise, die Sie anfordern sollten.
Kategorie und Kostentreiber | Anzufordernde Nachweise |
|---|---|
Prüferhonorare und Zentrumsgebühren Visiten pro Patient, Prozeduren, Screen Failures, Land | Zentrumsbudgets, fällige und gezahlte Beträge sowie Einbehalte je Zentrum |
Zentral- und Speziallabore Proben pro Visite, Kit-Lieferungen, Wiederholungstests | Laborrechnungen mit Anzahl der Kits und Proben |
Bildgebung und zentrale Befundung Scans pro Patient, Befundungen pro Zeitpunkt | Anzahl der Befundungen je Zeitpunkt im Vergleich zum Plan |
Patientenreisen und Aufwandsentschädigungen Visiten, Entfernung, Erstattungsrichtlinie | Zahlungen je Patientenvisite und die Erstattungsrichtlinie je Land |
IMP-Logistik und Kurierdienste Depots, Sendungen, Temperaturkontrolle | Versandprotokolle und Rechnungen der Dienstleister |
Übersetzungen und Druck Länder, Sprachen, Amendments | Wortzahlen und Angebote je Dokumentversion |
Prüfertreffen Teilnehmende, Veranstaltungsort, Reisen | Teilnehmerliste und Schlussrechnung |
Technologie von Drittanbietern wie IRT und ePRO Lizenzen, Geräte, Studiendauer | Vertrag und Rechnungen des Dienstleisters |
Zusammen machen diese Positionen ein Drittel der Rechnung oder mehr aus. In Angeboten werden sie dennoch oft nur mit einem Bruchteil der Detailtiefe beschrieben, die für die Servicegebühren selbstverständlich ist.
Warum sich Pass-Through-Kosten der Kontrolle entziehen
Sie werden spät abgerechnet. Rechnungen von Zentren, Laboren und Dienstleistern gehen zuerst an die CRO, die sie prüft, sammelt und anschließend an Sie weiterberechnet. Eine Visite aus dem März kann so erst Monate später auf Ihrer Rechnung erscheinen. Bis dahin weist Ihr Budget Mittel als verfügbar aus, die längst gebunden sind. Ein Finanzverantwortlicher führt unerwartete CRO-Rechnungen auf mangelnde Transparenz und fehlende vorausschauende Planung zurück (BioXconomy, Apr. 2026).
Sie beruhen auf Schätzungen. Die Buchhaltung einer CRO stützt sich zu einem großen Teil auf geschätzte Leistungsfortschritte. Wie weit solche Schätzungen danebenliegen können, zeigt die Bilanzkorrektur von ICON. Das Unternehmen hatte seinen Umsatz 2023 um 65 Mio. US-Dollar und 2024 um 93 Mio. US-Dollar zu hoch ausgewiesen, weil die geschätzten Restkosten bis zum Projektabschluss und manuelle Anpassungen fehlerhaft waren (Yahoo Finance, Juni 2026). Die Fehler betrafen vor allem den Zeitpunkt der Umsatzrealisierung, nicht speziell die Pass-Through-Kosten. Wenn jedoch die eigenen Schätzungen einer CRO so stark abweichen können, gilt das auch für ein Sponsorbudget, das auf dieser Grundlage verhandelt wurde (Clinical Trial Vanguard, Juni 2026). Und gerade bei Pass-Through-Kosten lassen sich Schätzungen von außen am schwersten überprüfen.
Sie schwanken. ICON hob seine Umsatzprognose für 2026 bezogen auf die Mitte der Spanne um rund 150 Mio. US-Dollar an, weil die Pass-Through-Aktivität höher ausfiel als erwartet. Der CEO kommentierte das in derselben Telefonkonferenz knapp: „Die Volatilität der Pass-Throughs ist, wie sie ist“ (ICON, Telefonkonferenz Q3 2026). Wenn Pass-Through-Kosten die Jahresprognose einer CRO verschieben können, verschieben sie auch Ihre Liquiditätsplanung für das Quartal.
Niemand fühlt sich zuständig. Für die CRO sind Pass-Through-Kosten nach Einschätzung von Bourne Partners Umsatz nahezu ohne Marge (Bourne Partners, Okt. 2025). Das wirkt in beide Richtungen. Es gibt wenig Anreiz, sie künstlich zu erhöhen, aber ebenso wenig Anreiz, knappe Projektkapazität in ihre Kontrolle zu investieren. Selbst Investoren erhalten keine einheitliche Kennzahl, weil börsennotierte CROs Pass-Through-Kosten nicht vergleichbar ausweisen. Die Kontrolle liegt deshalb bei Ihnen.
Ein Abstimmungsrhythmus, der sich bewährt
Viele Verträge sehen den Abgleich der Pass-Through-Kosten erst zum Studienabschluss vor. Dann ist das Geld ausgegeben, und offene Fragen lassen sich kaum noch klären. Bewährt hat sich ein Rhythmus mit vier festen Zeitpunkten:
Monatlich Rückstellungen nach Aktivität bilden. Berechnen Sie jede Kategorie aus den Aktivitätsdaten (Visiten, Proben, Scans, Sendungen) und den jeweiligen Stückkosten, nicht aus den Rechnungen, die zufällig gerade eingegangen sind. Gleichen Sie das Ergebnis mit den Rechnungen ab, sobald diese vorliegen.
Quartalsweise mit der CRO abstimmen. Gleichen Sie je Kategorie erbrachte, abgerechnete und bezahlte Leistungen ab, mit einer Liste aller offenen Posten und einem Verantwortlichen auf jeder Seite.
Bei jedem Amendment zuerst neu prognostizieren. Modellieren Sie, welche Pass-Through-Kosten sich durch das Amendment ändern, bevor Sie die Change Order unterschreiben, und nicht erst danach.
Beim Close-out bestätigen statt entdecken. Wenn die quartalsweisen Abstimmungen funktioniert haben, hält die Schlussabrechnung keine Überraschungen mehr bereit.
Was ein CRO-Angebot enthalten sollte
Zwölf Ja-Nein-Fragen zeigen, wie transparent ein Angebot ist:
Werden Pass-Through-Kosten getrennt von den Servicegebühren ausgewiesen?
Hat jede Pass-Through-Kategorie eine Mengenbasis, etwa Kosten pro Visite, Probe, Scan oder Sendung?
Sind die Annahmen hinter jeder Mengenangabe genannt (Patienten, Visiten, Länder, Screen-Failure-Rate)?
Sind Bearbeitungsgebühren auf Pass-Through-Kosten mit ihrem Prozentsatz ausgewiesen?
Ist eine Schwelle festgelegt, ab der eine Änderung der Pass-Through-Kosten eine Change Order erfordert?
Berichtet die CRO die Pass-Through-Aktivität monatlich und in Mengen je Kategorie?
Sind der Abrechnungsrhythmus und eine maximale Verzögerung für Drittkosten festgelegt?
Werden Zahlungen an Prüfer je Zentrum getrennt nach fällig, gezahlt und einbehalten berichtet?
Ist offengelegt, wie der Fertigstellungsgrad für die Servicegebühren ermittelt wird?
Gibt es eine quartalsweise Abstimmung mit einem benannten Verantwortlichen auf jeder Seite?
Sind Verträge und Rechnungen der Dienstleister für die wesentlichen Kategorien auf Anfrage einsehbar?
Ist geregelt, was beim Close-out mit nicht verbrauchten Pass-Through-Mitteln und Vorauszahlungen geschieht?
Vergeben Sie für jedes Ja einen Punkt. 10 bis 12 Punkte sprechen für ein transparentes Angebot. Bei 6 bis 9 Punkten sollten Sie die Lücken vor der Unterschrift nachverhandeln. Bei 5 Punkten oder weniger müssen Sie mit Überraschungen rechnen.
Frage fünf ist wichtiger, als sie auf den ersten Blick scheint. Festpreisverträge verlagern das Risiko auf die CRO. Das kann zu Risikoaufschlägen im Preis führen oder zu Change Orders, mit denen ungeplante Kosten nachträglich hereingeholt werden (Applied Clinical Trials, Juni 2026). Eine klar definierte Schwelle hält dieses Gespräch sachlich.
Transparenz als Wettbewerbsvorteil für CROs
Diese Fragen sind kein Misstrauensvotum. Die meisten CROs gehen sorgfältig mit Pass-Through-Kosten um, und viele der Fragen kommen in einem guten Bid-Defense-Meeting ohnehin zur Sprache. Eine CRO, die die meisten davon mit Ja beantworten kann, hat ein Argument, das kein niedrigerer Preis aufwiegt: Das Finanzteam des Sponsors kann mit ihren Zahlen verlässlich planen. Gerade Sponsoren ohne eigene Einkaufsabteilung entscheiden sich leichter für eine solche CRO und bleiben ihr eher treu.
Wie Trialytix unterstützt
In Trialytix stehen CRO-Gebühren und externe Kosten wie Labore, Bildgebung und Patientenreisen im selben Studienbudget, jeweils mit ihren geplanten Terminen. Rechnungen der CRO und der Dienstleister werden gegen diesen Plan verfolgt. Ihre monatlichen Rückstellungen setzen damit beim Plan und bei der tatsächlichen Aktivität an, nicht bei der zuletzt eingegangenen Rechnung. Und wenn ein Amendment den Visitenplan ändert, modellieren Sie das neue Budget als neue Version, bevor Sie die Change Order unterschreiben. Rechnungsverfolgung in der Sponsor Suite ansehen
